Om een openluchtdienst te organiseren moet er veel werk verricht worden. De commissie bestaat uit 6 leden. De voorbereidingen om een spreker te contracteren starten ongeveer 1½ tot 2 jaar van tevoren. Dit is nodig omdat de meeste sprekers al ruim een jaar vooruit zijn volgeboekt.
We zijn dus in april bezig met de Openluchtdienst van dat jaar, met de Praiseavond van dat jaar maar ook met de Openluchtdienst van het jaar daarop.
Er moeten heel veel zaken geregeld worden en die kosten ook steeds meer geld. We noemen er hier een aantal op:
- vergunning bij de gemeente aanvragen
- verzekering vrijwilligers (eis vergunning)
- spreker
- koor en eventueel ook een band
- thema vaststellen
- 2 Dixi’s op de locatie (eis in de vergunning)
- trailer
- geluid inhuren
- stoelen (ca. 500), banken, tafels, tent (ter bescherming van techniek)
- EHBO
- ordedienst
- dranghekken
- stroom
- complete catering
- hesjes
- PR (krantenbericht, kerken benaderen, website, posters, borden bij ingang Leerdam)
- liturgie samenstellen en drukken
- foto’s en eventueel filmopname
- nazorg
- sponsors benaderen
Kortom: er komt veel kijken bij dit evenement. Daarom is de bijdrage van sponsors hard nodig. De collecte (of een deel ervan, dat wordt jaarlijks bepaald) wordt gebruikt voor de gemaakte onkosten. Wij zijn niet uit op winst en alle inkomsten worden gebruikt voor de realisatie van deze diensten.
